Online-Terminvergabe: SMS-Erinnerungen verringern Ausfallquote

Der nächste Kontrolltermin beim Zahnarzt steht an: Gerade als Berufstätiger ist es nicht immer leicht telefonisch einen Termin beim Arzt zu den gegebenen Öffnungszeiten zu vereinbaren. Stoßzeiten erschweren die Erreichbarkeit und oft sind die Telefone am Empfang stundenlang belegt. Das gleiche Problem ergibt sich, wenn Arzttermine kurzfristig verschoben oder abgesagt werden müssen.

Die Lösung dafür liegt auf der Hand: die Möglichkeit einer Online-Buchung. Beliebte Portale wie Jameda und Doctolib machen es vor. Beim Vergleichsportal Jameda sind rund 275.000 Ärzte gelistet, dementsprechend ist die Auswahl groß. Aber es nutzen längst nicht alle Akteure im Gesundheitswesen auch das Angebot der Online-Buchungen.

Seit vielen Jahren kaufen die Menschen sich ihre Bahntickets oder Konzertkarten online. Hotels werden hauptsächlich im Internet gebucht. Das Medium wird dazu genutzt, verschiedene Anbieter, Termine und Preise miteinander zu vergleichen. Buchungsbestätigungen, Verspätungshinweise oder Änderungen werden idealerweise per SMS oder E-Mail versendet. So wird der Kunde immer auf dem Laufenden gehalten.

Nur bei der Terminvergabe beim Arzt ist noch vieles so wie vor 20 Jahren. Dabei überwiegen die Vorteile:

Online-Terminvergabe

terminluecken arzt

Terminlücken
verhindern

telefon

Arzthelfer:innen
am Telefon
entlasten

erreichbarkeit arzt

Erreichbarkeit
rund um die
Uhr

patientenversorgung

Versorgung
des Patienten
verbessern

patientenzufriedenheit healthcare

Patienten-
zufriedenheit
steigern

Effizientes Terminmanagement durch automatisch generierte SMS

Durch die Nutzung eines Online-Terminbuchungssystems wird der Patient mit einer SMS automatisch an seinen Termin erinnert. Der allgemeine Prozess läuft folgendermaßen ab:

sms messagin Terminbestätigung

1.

Der Patient erhält eine automatisch generierte SMS mit der Bestätigung des gebuchten Termins.

terminerinnerung sms

2.

Ein paar Tage vorher wird dem Patienten dann eine Erinnerung per SMS geschickt, so dass er den Termin nicht vergisst.

sms messaging terminabsage

3.

Falls der Termin von einer der beiden beteiligten Parteien absagt wird, erhält der Patient eine Bestätigung dafür.

sms messaging Terminverschiebung

4.

Bei der Verschiebung eines Termins wird dem Patienten eine SMS mit dem neuen Termin zugestellt.

So wird dafür gesorgt, dass Termine nicht verpasst oder rechtzeitig abgesagt werden können, damit andere Patienten die Möglichkeit erhalten, den abgesagten Termin dann zu nutzen. Viele Patienten sagen aus den im ersten Abschnitt genannten Gründen nicht gerne telefonisch ab.

Die Folge: Sie vergessen oder erscheinen erst gar nicht zu ihrem Termin, was ein leeres, ungenutztes Zeitfenster im Tagesablauf der Praxis verursacht. Und das trotz monatelanger Wartezeit bei Fachärzten. Dies kann mit automatischen SMS-Benachrichtigungen als Erinnerung verhindert werden. Jameda wirbt auf seiner Webseite mit 75 % weniger Terminausfällen.

Arzthelfer:innen sind zunehmend gestresst, wenn durchgehend das Telefon klingelt und zusätzlich die Patienten vor Ort betreut werden müssen. Das Annehmen der Anrufe kostet Zeit, die laut Jameda mit 30 % eingespart werden kann.

Die Digitalisierung schreitet in Deutschland voran, Gesundheitseinrichtungen sollten die gegebenen Möglichkeiten nutzen und ihre Patienten mit automatisch generierten SMS-Benachrichtigungen an Termine erinnern oder ihnen mit kurzen und prägnanten Textnachrichten wichtige Änderungen mitteilen. Noch heben sich Praxen ab, die online Termine vergeben. So ergibt sich auch ein neuer Weg der Kundengewinnung.

Message Networks garantiert als erfahrener Mobile Messaging Anbieter eine sichere und direkte Zustellung dieser SMS an die Mobilfunkgeräte der Patienten. Die Zustellung entspricht durch Technologien wie IPsec (Internet Protocol Security) und HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) den höchsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen. Alle SMS werden zuverlässig über eine direkte Anbindung an die Messaging Gateways der Mobilfunknetzbetreiber und ohne Zeitverzögerung zugestellt.

terminvereinbarung arzt

Strukturierte Prozessabläufe mithilfe des Buchungssystems

Ein Online-Terminplaner ist auch für weitere organisatorische Bereiche ein Nutzen. Bereits zu Beginn können Patienten bei der Online-Terminvergabe über individuelle Informationsabfragen automatisiert zum richtigen Termin geführt werden. So werden die richtigen Patienten angesprochen und es findet direkt eine Art Selektion statt. Ein Beispiel: Bei Bedenken bezüglich eines Muttermals landet der Patient nicht bei der Buchung einer Sprechstunde, sondern direkt beim Hautkrebsscreening. Gleichzeitig erhält die Praxis über die Abfragen bereits Informationen zu ihren Patienten.

Wenn der Arzt oder die Ärztin sichergehen möchte, dass über das System nicht unkontrolliert Terminbuchungen stattfinden, sondern diese überprüft und manuell angenommen werden, ist es möglich, online zunächst eine Terminanfrage zu stellen. Dann kann je nach Kapazität oder bei reinen Privatärzten nach Art der Versicherung entschieden werden, ob ein Termin verbindlich vergeben wird.

Weiterhin können Informationen zum Termin vermitteln werden. Damit teilen die Praxen ihren Patienten mit, ihre Versichertenkarte nicht zu vergessen, einen Mundschutz innerhalb der Räume zu tragen oder nüchtern zur Behandlung zu erscheinen.

Nicht nur bei der Terminvergabe ist noch Luft nach oben. Krankschreibungen, Erinnerungen an fällige Vorsorgeuntersuchungen, Untersuchungsergebnisse, es sind mehr digitale Lösungen im Gesundheitswesen vonnöten. Aus aktuellem Anlass der COVID-19-Pandemie ist die Digitalisierung wichtiger denn je. Videosprechstunden werden bereits mehr genutzt, der Einsatz bestehender Technologien wird den Patientenservice hierzulande weiterhin verbessern.